Meidän ydinarvoihin kuuluu ihmisyyden kunnioittaminen. Toimivat ihmiset sitten henkilöinä, tai yrityksen edustajina. Meille on hyvin tärkeää, että asioidessasi kanssamme, asiat perustuvat luottamukseen. Koemme luottamuksen hyvin syvästi emmekä halua rikkoa luottamusta missään tilanteessa. Olit sitten asiakkaamme, potentiaalinen asiakkaamme, potentiaalinen työntekijä eli työnhakija, työntekijä tai ihan vaan verkkosivujemme käyttäjä.

Meille avoimuus on äärimmäisen tärkeää ja tässä dokumentissa pyrimme avoimesti kuvaamaan mitä tietoja ihmisistä keräämme. Meille kunnioitus ja luottamus on äärimmäisen tärkeää, henkilötietojen käsittely ei tässä asiassa ole minkäänlainen poikkeus.

Meidän kanssa toimiessamme huomaat, että uskomme myös avoimuuteen. Löydät meistä helposti tietoa, näet kuka on palvelun takana ja ketkä palvelua kehittävät. Yrityksenä avoimesti toimien rakennamme ratkaisuja ja teemme päätöksiä, jotka kestävät päivänvalon nyt ja tulevaisuudessa. Seisomme kaikkien päätösten, arvojen ja ratkaisujen takana.

Mikä meillä ei koskaan ole avointa? Asiakkaisimme liittyvät tiedot, olivat ne sitten asiakkaiden meille luovuttamia tai palvelun teknisesti keräämää. Itseasiassa ajattelemme siten, että asiakkaan tiedot ovat aina asiakkaan omaisuutta, joiden kohtalosta päättää asiakas itse. iXES ei omista esim. asiakastietoja tai tee koskaan niillä kauppaa. Asiakastietoja käytetään palvelun tekniseen toteuttamiseen ensiluokkaisesti ja hyvin.

Teknisistä, palvelukehityksellisistä sekä myynti- ja markkinoinnillista syistä johtuen keräämme tietoa asiakkaista, jotta voimme rakentaa maailmanluokan palvelun. Osan tästä tiedosta keräämme asiakkailta suoraan ja osa tiedosta liitetään osaksi asiakasta palvelun kautta.

Eli koska Sinä käyttäjänä omistat datasi, sinä myös teet päätökset dataasi liittyen. Suostumusta on antaa meille lupa käsitellä tietojasi mutta suostumusta on myös se, että voit halutessasi muuttaa mielipidettäsi, koska tahansa.

Luottamus välillämme alkaa suostumuksesta

Suostumus on seksikästä ja, jotta voimme yhdessä rakentaa jotain hienoa, kaikki lähtee suostumuksesta. Tämän jälkeenkin sinä määrität aina sen tason kuinka paljon haluat meille itsestäsi tietoa antaa.

Tietosuojaseloste

Kuka tietojasi käsittelee?

Ixes Group Inc Oy Suolakivenkatu 15 I 35 00810 Helsinki

Vastuu- ja yhteyshenkilö

Jesse Peurala 
jesse.peurala@ixes.org 
+358407682810

Keiden tietoja käsittelemme

Käsittelemme tietojasi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti, jos olet meidän:
  • Asiakas (yhteyshenkilö tai yhteyshenkilöt)
  • Potentiaalinen asiakas
  • Yhteistyökumppani tai alihankkija
  • Verkkosivujemme käyttäjä
Riippumatta kuka sinä olet, suhtaudumme henkilötietoihin ja niiden käsittelyyn äärimmäisellä huolellisuudella.

Miksi käsittelemme tietojasi ja mitä tietoja keräämme

Käsittelemme tietojasi asiakas- tai yhteistyösuhteen hoitamiseksi ja palveluidemme tai työpaikkojemme markkinoimiseksi.
Alla olemme avanneet käsittelyämme, riippuen siitä mihin mainittuun ryhmään kuulut.
ASIAKKAAMME
Säilytämme sinusta tietoja minkä avulla voimme pitää sinuun yhteyttä. Näitä tietoja ovat Etunimi, Sukunimi, Yritys, Puhelinnumero ja sähköposti. Lisäksi asiakkaan yrityksestä keräämme yrityksen tiedot sekä laskutustiedot laskutuksen hoitamiseksi. Käsittelyperusteena toimii meidän välinen sopimus.
POTENTIAALINEN ASIAKKAAMME
Käsittelemme tietojasi palveluidemme markkinointiin, pitäen sisällään mainokset ja muut suorat yhteydenotot puhelimitse, tekstiviestitse, sähköpostitse tai sosiaalisen median palveluiden kuten Facebookin, Linkedinin, Instagramin ja Twitterin kautta. Tällainen tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme. Potentiaalisena asiakkaasta keräämme sinusta tietoja millä pystymme tunnistamaan sinut (Etunimi, Sukunimi, Yritys, Puhelinnumero ja sähköposti). Yrityksenä pyrimme tunnistamaan ne tahot, joiden kanssa potentiaalisimme me voisimme tehdä yhteistyötä.
Yrityksenä emme häiriköi sähköpostilla (spam) tai käytä arvelluttavia asiakashankinnan keinoja. Uskomme vahvasti auttamiseen ja hyväntekemiseen muille – ilman taka-ajatuksia. Kun autamme uskomme, että hyvä tulee myös meille.
YHTEISTYÖKUMPPANI TAI ALIHANKKIJA
Käsittelemme tietojasi yhteistyösuhteemme tai alihankintasuhteemme hoitamiseksi. Tietojen käsittely perustuu yhteistyösopimukseemme tai alihankintasopimukseemme.
VERKKOSIVUJEMME KÄYTTÄJÄ
Keräämme tietoa sivustomme käytön analysointiin, tilastolliseen seurantaa ja sisällön kiinnostavuuden arviointiin. Tietojen avulla voimme parantaa verkkosivuston toimivuutta, suunnitella sinulle hyödyllisempää ja kiinnostavampaa sisältöä sekä näyttää sinulle verkkokäyttäytymiseesi perustuvia mainoksia. Kaikki kerätty tieto on nimetöntä, eikä sivustollamme suoritettuja toimintoja voida liittää tiettyyn henkilöön. Voit estää verkkokäyttäytymiseesi perustuvien mainosten näyttämisen poistamalla ja kieltämällä evästeet selaimellasi.
Jos olet verkkosivujemme käyttäjä ja asioit meidän sivustollamme yrityksen verkosta. Tunnistamme vierailevan yrityksen Leadfeeder -palvelun avulla. Leadfeeder tietosuojaan voit tutustua osoitteessa: https://www.leadfeeder.com/privacy/
Verkkosivujemme käyttäjänä näemme asioita kuten “näin monta käyttäjää on käynyt sivulla x (numero)”, “näin monta käyttäjää klikkasi tuota linkkiä” ja niin edelleen.
Mikäli jätät verkkosivujemme kautta yhteydenottopyynnön käsittelemme tietojasi jollakin ylläolevista tavoista, riippuen mihin ryhmään kuulut.

Mistä tiedot saamme

Keräämme ja saamme tietosi seuraavista lähteistä:
  • Tyypillisesti saamme tiedot sinulta itseltäsi, esimerkiksi verkkosivuillamme olevan yhteydenottolomakkeen tai työpaikkailmoituksen tai muun henkilökohtaisen vuorovaikutuksen kautta. Henkilötietojen antaminen on edellytys asiakassuhteen/työsuhteen syntymiselle ja hoitamiselle.
  • Mikäli olet yrityspäättäjä saatamme kerätä tietojasi julkisesti verkosta (esim yrityksesi kotisivuilta).
  • Verkkosivujemme käytöstä kerättynä
Kuka muu tietojasi käsittelee?
Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palveluntarjoajia tietojen käsittelyssä:
  • Google

  • Airtable

  • Squarespace

Emme luovuta tai jaa tietojasi kolmansille osapuolille muutoin kuin tässä tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla, ellet itse selkeästi sitä pyydä tai valtuuta meitä tekemään, tai ellei tietojen luovuttamiseen on jokin laissa määritelty ja tarpeellinen oikeudellinen syy.
Emme koskaan myy tietojasi kenellekään.
Riippumatta tietojenkäsittelijästä IXES Group Inc Oy vastaa kaikista kerätyistä henkilötiedoista henkilöille suoraan, eikä vieritä vastuuta missään tilanteissa muille.

Tietojen siirtäminen EU:n ulkopuolelle

Pyrimme valitsemaan tietojen säilytyspaikaksi tietoturvalliset Euroopassa sijaitsevat palvelinkeskukset. Mikäli tämä ei ole mahdollista, olemme solmineet palveluntarjoajien kanssa tästä erillisen sopimuksen (DPA).
Käytämme aina kun mahdollista Privacy Shield -ohjelmaan liittyneitä (https://www.privacyshield.gov/list) palveluntarjoajia.

Miten kauan käsittelemme tietojasi?

Käsittelemme tietoja vain niin kauan kuin tarvitsemme niitä rekisterin tarkoituksen mukaisessa toiminnassa. Poistamme rekisteristä kaikki tarpeettomat henkilötiedot kahden vuoden välein. Voit pyytää tietojesi poistamista rekisteristä lähettämällä pyynnön sähköpostitse osoitteeseen hello@ixes.org. Tällöin poistamme tiedot välittömästi kaikista rekistereistämme, mikäli se laki- ja asetukset huomioon ottaen on mahdollista.

Miten suojaamme tietosi?

Käytämme seuraavia suojatoimia tietoturvan varmistamiseksi.
  1. Käsittelemme henkilötietoja vain nykyaikaisilla ja tietoturvallisiksi todetuilla tietojärjestelmillä, jotka vastaavat tyypillisimpiin tietoturvariskeihin.
  2. Rajaamme pääsyn tietoihin salasanoilla ja henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla vain niille henkilöille, jotka ovat siihen oikeutettuja, ja jotka niitä tarvitsevat tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi.
  3. Säilytämme tietosi tietokoneen palvelimilla konesaleissa, jotka sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa, jonne pääsy asiattomilta on estetty.
  4. Rajaamme yhteydet palvelimille on palomuurien taakse ja salaamme kaikki tietoliikenteen palvelimille.
  5. Otamme tiedoistasi säännöllisesti varmuuskopiot.

Oikeutesi

Sinulla on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen hello@ixes.org
  • Oikeus tarkastaa, mitä sinua koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu.
  • Oikeus pyytää sinua koskevien henkilötietojen korjaamista.
  • Oikeus vaatia sinua koskevien henkilötietojen poistamista.
  • Oikeus siirtää tiedot johonkin toiseen järjestelmään, silloin kun tiedot ovat sinun itsesi toimittamia ja tietojen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen.
  • Oikeus kieltää sinuun kohdistuva suoramarkkinointi tai rajoittaa kiistanalaisten tietojen käsittelyä kunnes asia saadaan ratkaistua.
  • Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä henkilötietojasi.
  • Oikeus tehdä valitus henkilötietojesi käsittelystä valvontaviranomaiselle.